I. Layout Of English Business Letter
Berikut ini adalah penjelasan dari masing – masing bagian yang ada pada English Business Letter :
1. Letter Head
Bertujuan untuk memberikan informasi asal dari surat tersebut kepada pembaca surat. Jika surat berasal dari instansi tertentu maka akan terdapat nama instansi tersebut, alamat, No. Telp / Fax, serta alamat email sehingga pembaca dapat membalas / merespon surat tersebut.
Contoh :
2. Date
Menunjukkan tanggal, bulan, serta tahun pembuatan surat. Yang biasanya terletak tepat di bawah letter head.
- English British
Pada penulisannya biasanya tanggal ditulis diawal baru kemudian diikuti oleh bulan dan tahun. Posisi tanggal bisa diletakkan dikiri atau dikanan surat.
Contoh :
23 Oktober 2011
- American British
Penulisannya diawali dengan menuliskan bulan terlebih dahulu baru kemudian diikuti oleh hari dan tahun.
Contoh :
Oktober 23, 2011
3. Enclosure
Biasanya dicantumkan jika surat lebih dari satu lembar. Dimaksudkan untuk memastikan pembaca mengetahui berapa lembar surat agar tidak terlewat untuk dibaca.
Contoh :
Enclosure : 3
4. Subject
Memberitahukan perihal dari tujuan surat kepada pembaca.
Contoh :
Subject : Proposal
5. Inside Address
Berisikan informasi berupa nama, alamat, kode pos kepada siapa surat tersebut tertuju.
Contoh :
Mr. Gerarrd
58 Moor Street
Liverpool LD4
UK
6. Salutation
Salam penghormatan penulis surat kepada pembaca surat.
- English British
Penulisannya terdapat tanda koma (,) dibelakang nama atau tidak ada tanda baca.
Contoh :
a) Jika yang menerima laki-laki maka digunakan Dear Sir,
b) Jika yang menerima perempuan maka digunakan Dear Madam,
c) Jika yang menerima belum diketahui jenis kelaminnya maka digunakan Dear Sir, / Dear Madam,
d) Tetapi jika kita mengetahui nama penerima surat maka kita dapat menulisnya Dear Mr Gerrard,
- American British
Pada penulisannya terdapat tanda titik dua (:) dibelakang nama.
Contoh :
a) Jika yang menerima laki-laki maka digunakan Gentlemen
b) Jika yang menerima perempuan maka digunakan Ladies
c) Jika yang menerima belum diketahui jenis kelaminnya maka digunakan Ladies and Gentlemen
d) Tetapi jika kita mengetahui nama penerima surat maka kita dapat menulisnya Dear Mr Gerrard:
7. Body Of The Letter
Bagian ini merupakan isi inti dari sebuah surat yang biasanya terbagi dalam beberapa paragraf. Paragraf pertama biasanya berisikan pernyataan ramah, kemudian paragraf kedua mulai masuk ke dalam pembahasan poin utama, paragraf selanjutnya berisikan informasi latar belakang dan detail yang mendukung, paragraf penutup dalam beberapa kasusnya berisi permintaan beberapa jenis tindakan / tanggapan dari isi surat tersebut.
Contoh :
8. Complementary Close
Ucapan salam penutup kepada pembaca surat.
- English British
Pada penulisannya disesuaikan dengan tanda baca pada salutation. Jika pada salutation terdapat tanda baca koma (,) pada akhir nama, maka pada complementary close juga harus memakai tanda baca koma (,).
a) Jika nama penerima surat dicantumkan pada salam pembuka maka digunakan Sincerely
b) Jika nama penerima surat tidak dicantumkan pada salam pembuka maka digunakan Faithfully
Contoh :
Pada salutation dituliskan Dear Mr Gerrard,
Maka pada complementary close dituliskan Yours Sincerely,
- American British
Pada penulisannya tidak membedakan apakah nama penerima surat pada salutation dicantumkan atau tidak maka digunakan Sincerely,
Selain itu dapat juga menggunakan kata Cordially Yours, Yours Respectfully, Faithfully Yours.
9. Signature
Merupakan tanda tangan pembuat surat.
Contoh :
10. Carbon Copy Notation
Menginformasikan bahwa surat tersebut dikirimkan juga kepada pihak terkait yang perlu mengetahui isi surat tersebut.
Contoh :
cc : The Manager
11. Postcript
Merupakan pemberitahuan mengenai si pembuat surat tersebut pada dua spasi dibawah teks terakhir pada halaman. Tetapi biasanya pada surat formal penulisan postscript tidak dianjurkan.
II. Form And Style Of English Business Letter
Full Block Style
Tipe full block style memiliki ciri – ciri seluruh teks berada di batas sisi kiri, kemudian paragraf dipisahkan dengan jarak dua atau tiga spasi.
Semiblock Style
Dalam surat format semiblock seluruh teks berada di batas sisi kiri, kecuali penulisan tanggal dan penutup. Selain itu pada setiap awalan paragraf isi surat diberikan satu spasi.
Modified Block Style
Pada format ini seluruh teks berada di batas sisi kiri, kecuali untuk penulisan alamat penulis, tanggal, dan penutup.
Sumber :
http://www.savvy-business-correspondence.com/BlockBizLetter.html
http://www.letterwritingguide.com/businessletter.htm
http://en.wikipedia.org/wiki/Business_letter
http://www.learn-english-today.com/business-english/business-letters.html
http://www.usingenglish.com/resources/letter-writing.php
http://www.dailywritingtips.com/how-to-format-a-us-business-letter/
